浙江省財(cái)政廳、浙江省檔案局關(guān)于印發(fā)《浙江省政府采購(gòu)檔案管理辦法》的通知

浙財(cái)采監(jiān)字〔2009〕6號(hào)

各市、縣（市、區(qū)）財(cái)政局、檔案局、集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)，省直各單位，各社會(huì)中介（采購(gòu)）代理機(jī)構(gòu)：

為加強(qiáng)政府采購(gòu)檔案的管理，有效保護(hù)和利用政府采購(gòu)檔案資源，我們制定了《浙江省政府采購(gòu)檔案管理辦法》，現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

二〇〇九年一月二十一日

浙江省政府采購(gòu)檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條 為加強(qiáng)政府采購(gòu)檔案的管理，有效保護(hù)和利用政府采購(gòu)檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》、《浙江省實(shí)施〈中華人民共和國(guó)檔案法〉辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我省實(shí)際，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于各級(jí)采購(gòu)單位及其委托的集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)、具有政府采購(gòu)業(yè)務(wù)代理資格的社會(huì)中介機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱代理機(jī)構(gòu)）對(duì)政府采購(gòu)檔案的收集、歸檔、管理、使用和銷毀等活動(dòng)。

第三條 本辦法所稱政府采購(gòu)檔案是指在政府采購(gòu)活動(dòng)中形成的具有查

考、利用和保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、磁盤(pán)、光盤(pán)等不同載體的

歷史記錄。

第四條 各采購(gòu)單位和代理機(jī)構(gòu)應(yīng)依照本辦法的規(guī)定加強(qiáng)檔案管理，并保證檔案資料的真實(shí)性、完整性和有效性，不得偽造、變?cè)�、隱匿或者擅自銷毀。

第五條 政府采購(gòu)檔案應(yīng)按照“誰(shuí)組織采購(gòu)，誰(shuí)負(fù)責(zé)歸檔”的原則進(jìn)行。代理機(jī)構(gòu)組織采購(gòu)的檔案由代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)歸檔，其中采購(gòu)文件、評(píng)審報(bào)告及供應(yīng)商的采購(gòu)響應(yīng)文件（副本）等相關(guān)資料應(yīng)同時(shí)報(bào)送采購(gòu)單位存檔備查；分散自行組織采購(gòu)的檔案由采購(gòu)單位負(fù)責(zé)歸檔。

第六條 各級(jí)財(cái)政部門(mén)負(fù)責(zé)政府采購(gòu)檔案工作的管理，各級(jí)檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)政府采購(gòu)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第二章 政府采購(gòu)檔案的歸檔范圍

第七條 政府采購(gòu)檔案的歸檔范圍包括：

（一）政府采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行文件

1.政府采購(gòu)預(yù)算指標(biāo)核定單；

2.政府采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行建議書(shū)（或計(jì)劃申報(bào)表）；

3.財(cái)政預(yù)算審核機(jī)構(gòu)的政府采購(gòu)預(yù)算審核意見(jiàn)；

4.*政府采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行確認(rèn)書(shū)（或計(jì)劃審批表）。

（二）政府采購(gòu)前期準(zhǔn)備文件

1.*委托代理采購(gòu)協(xié)議書(shū)（或合同）；

2.采購(gòu)方式變更申請(qǐng)批復(fù)；

3.*采購(gòu)文件及采購(gòu)人確認(rèn)記錄，包括評(píng)標(biāo)辦法、評(píng)標(biāo)細(xì)則、評(píng)標(biāo)紀(jì)律等有關(guān)文件、資料、樣本、圖紙；

4.*采購(gòu)公告、資格預(yù)審公告及其變更事項(xiàng)（含報(bào)刊及電子網(wǎng)站等媒體原件或下載記錄等）；

5.*購(gòu)買(mǎi)采購(gòu)文件或資格預(yù)審文件的供應(yīng)商名單；

6.已發(fā)出采購(gòu)文件或資格預(yù)審文件的澄清或修改說(shuō)明；

7.供應(yīng)商資格審查情況報(bào)告；

8.*評(píng)審專家名單及抽取記錄。

（三）政府采購(gòu)開(kāi)標(biāo)（含談判、詢價(jià)）文件

1.*采購(gòu)響應(yīng)文件正本，包括有關(guān)文件、資料等；

2.在采購(gòu)響應(yīng)截止時(shí)間前，供應(yīng)商對(duì)遞交的采購(gòu)響應(yīng)文件進(jìn)行補(bǔ)充、修改或撤回的記錄；

3.*接受供應(yīng)商投標(biāo)（談判、報(bào)價(jià)）的記錄；

4.*開(kāi)標(biāo)一覽表；

5.*開(kāi)標(biāo)（談判、詢價(jià)）過(guò)程有關(guān)記錄，包括采購(gòu)項(xiàng)目樣品送達(dá)記錄；

6.開(kāi)標(biāo)（談判、詢價(jià)）過(guò)程中其他需要記載的事項(xiàng)。

（四）政府采購(gòu)評(píng)審文件

1.*評(píng)審專家簽到表；

2.*評(píng)標(biāo)委員會(huì)（談判小組、詢價(jià)小組）名單及現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)察、監(jiān)督人員名單；

3.*評(píng)審過(guò)程的記錄，包括評(píng)審專家評(píng)審記錄、考察報(bào)告、偏差表（工作底稿）等；

4.供應(yīng)商的書(shū)面澄清記錄；

5.*評(píng)標(biāo)或談判報(bào)告，包括無(wú)效供應(yīng)商名單及說(shuō)明、中標(biāo)（成交）候選供應(yīng)商名單等；

6.經(jīng)監(jiān)察、監(jiān)督人員（包括采購(gòu)機(jī)構(gòu)內(nèi)部監(jiān)督人員）簽字的現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督審查記錄。

（五）政府采購(gòu)中標(biāo)（成交）文件

1.*采購(gòu)人對(duì)采購(gòu)結(jié)果的確認(rèn)意見(jiàn)；

2.依法變更采購(gòu)結(jié)果的記錄；

3.*中標(biāo)、成交通知書(shū)；

4.*采購(gòu)結(jié)果公告（公示）記錄（含報(bào)刊及電子網(wǎng)站等媒體原件或下載記

錄等）；

5.公證書(shū)。

（六）政府采購(gòu)合同文件

1.*政府采購(gòu)合同；

2.政府采購(gòu)合同依法補(bǔ)充、修改、中止或終止等相關(guān)記錄。

（七）政府采購(gòu)驗(yàn)收及結(jié)算文件

1.*項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告或其他驗(yàn)收文件資料；

2.政府采購(gòu)項(xiàng)目質(zhì)量驗(yàn)收單或抽查報(bào)告和有關(guān)資料；

3.*發(fā)票復(fù)印件及附件。

（八）其他文件

1.供應(yīng)商質(zhì)疑材料、處理過(guò)程記錄及答復(fù)；

2.供應(yīng)商投訴書(shū)、投訴處理有關(guān)文書(shū)、投訴處理決定；

3.采購(gòu)過(guò)程中的音像錄音資料；

4.其他需要存檔的資料。

上述帶*的內(nèi)容為必須歸檔的文件資料，其他內(nèi)容如涉及，則應(yīng)按要求對(duì)涉及部分內(nèi)容全部或部分歸檔。

第三章 政府采購(gòu)檔案收集與管理

第八條 各采購(gòu)單位和代理機(jī)構(gòu)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)政府采購(gòu)檔案的管理，并建立崗位責(zé)任制度。

第九條 政府采購(gòu)合同簽訂后三個(gè)月內(nèi)或項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)，由項(xiàng)目經(jīng)辦人員或責(zé)任人將該采購(gòu)項(xiàng)目的全套文件材料進(jìn)行收集整理后交檔案管理人員歸檔。

第十條 政府采購(gòu)檔案的歸檔要求

（一）政府采購(gòu)檔案內(nèi)容齊全完整；

（二）政府采購(gòu)檔案規(guī)格統(tǒng)一，文件、資料用紙規(guī)格一律采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4紙（工程圖紙可根據(jù)具體情況確定）；

（三）政府采購(gòu)檔案原則上使用原始件，不可用復(fù)印件替代；

（四）政府采購(gòu)檔案中的簽名、印鑒手續(xù)齊全，首頁(yè)應(yīng)有“政府采購(gòu)檔案目錄”字樣；

（五）整理的政府采購(gòu)檔案應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，便于保管和利用。

第十一條 檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)歸檔檔案的管理，按照歸檔內(nèi)容要求，負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄，并保證政府采購(gòu)檔案的標(biāo)識(shí)清晰有效，確保政府采購(gòu)檔案安全保管、存放有序、查閱方便。

光盤(pán)、磁盤(pán)等無(wú)法裝訂成冊(cè)的應(yīng)在檔案中統(tǒng)一編號(hào)索引，單獨(dú)保存。

第十二條 政府采購(gòu)檔案按照年度順序進(jìn)行編號(hào)組卷，卷內(nèi)檔案材料按照政府采購(gòu)工作流程排列，依次為項(xiàng)目預(yù)算及預(yù)算執(zhí)行文件、項(xiàng)目采購(gòu)準(zhǔn)備文件、項(xiàng)目開(kāi)標(biāo)（談判、詢價(jià)）文件、項(xiàng)目評(píng)審文件、采購(gòu)結(jié)果文件、項(xiàng)目采購(gòu)合同文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件及其它文件資料。

第十三條 政府采購(gòu)檔案（包括電子文檔）的保存期限應(yīng)從采購(gòu)結(jié)束之日起不少于十五年。

非中標(biāo)（成交）供應(yīng)商的采購(gòu)響應(yīng)文件保管期限應(yīng)從采購(gòu)結(jié)束之日起不少于五年。

采購(gòu)過(guò)程中錄制的錄音、錄像資料保管期限從采購(gòu)結(jié)束之日起不少于五年。磁介質(zhì)（錄音、錄像）必須放入防磁柜中保管。

采購(gòu)過(guò)程中由供應(yīng)商制作的項(xiàng)目樣品，應(yīng)從采購(gòu)結(jié)束之日的十五個(gè)工作內(nèi)由采購(gòu)單位或代理機(jī)構(gòu)通知相關(guān)供應(yīng)商自行領(lǐng)取或退回。

第十四條 采購(gòu)單位和代理機(jī)構(gòu)因合并、撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因

而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的政府采購(gòu)檔案，應(yīng)按檔案

管理的有關(guān)規(guī)定移交相關(guān)部門(mén)。具體按以下辦法辦理移交手續(xù)：

代理機(jī)構(gòu)因故合并的，移交新成立機(jī)構(gòu)；代理機(jī)構(gòu)撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因終止的，移交采購(gòu)單位。采購(gòu)單位因故合并的，移交新成立機(jī)構(gòu)；因故撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因終止的，移交同級(jí)財(cái)政部門(mén)，同級(jí)財(cái)政部門(mén)由于特殊原因不能辦理移交手續(xù)的，移交同級(jí)檔案管理部門(mén)。移交政府采購(gòu)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限等。

第四章 政府采購(gòu)檔案的使用與銷毀

第十五條 各級(jí)財(cái)政部門(mén)、采購(gòu)單位和代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全政府采購(gòu)檔案查閱、復(fù)印和出借制度，除法律另有規(guī)定外，未經(jīng)檔案管理人員審核并經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不得擅自查閱、復(fù)印或出借政府采購(gòu)檔案。

第十六條 檔案使用者應(yīng)對(duì)檔案的保密、安全和完整負(fù)責(zé)，不得傳播、污損、涂改、轉(zhuǎn)借、拆封、抽換。

第十七條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理人員工作變動(dòng)，應(yīng)按規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)，并經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。

第十八條 保管期滿的政府采購(gòu)檔案，應(yīng)按以下程序銷毀：

（一）檔案管理人員提出檔案銷毀清單及銷毀意見(jiàn)，并登記造冊(cè)；

（二）銷毀意見(jiàn)報(bào)單位負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)同級(jí)財(cái)政部門(mén)審批，同時(shí)報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)備案；

（三）銷毀政府采購(gòu)檔案時(shí)，應(yīng)邀請(qǐng)同級(jí)財(cái)政部門(mén)人員參加現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)銷；

（四）銷毀政府采購(gòu)檔案前，檔案保管單位和參加現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)銷人員，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)清點(diǎn)銷毀的檔案，銷毀后應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽名。

第五章 監(jiān)督檢查與法律責(zé)任

第十九條 采購(gòu)單位和代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)接受財(cái)政部門(mén)或檔案行政管理

部門(mén)對(duì)其政府采購(gòu)檔案的檢查。

第二十條 采購(gòu)單位、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)違反《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》的規(guī)定隱匿、銷毀應(yīng)當(dāng)保存的采購(gòu)文件或者偽造、變?cè)觳少?gòu)文件的，由政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門(mén)處以二萬(wàn)元以上十萬(wàn)元以下的罰款，對(duì)其直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

第二十一條 采購(gòu)單位和代理機(jī)構(gòu)有下列行為之一的，由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門(mén)責(zé)令整改；情節(jié)嚴(yán)重的，對(duì)直接責(zé)任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任：

（一）將政府采購(gòu)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有、拒絕歸檔的；

（二）涂改、損毀檔案的；

（三）檔案管理人員、對(duì)檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。

第六章 附 則

第二十二條 本辦法由浙江省財(cái)政廳負(fù)責(zé)解釋。

第二十三條 各市、縣（市、區(qū)）財(cái)政和檔案管理部門(mén)可根據(jù)本辦法制定具體實(shí)施辦法，同時(shí)報(bào)省財(cái)政廳、省檔案局備案。

第二十四條 本辦法自印發(fā)之日起施行。